Dalam setiap usaha yang dijalankan, tentunya memiliki pemasukan dan pengeluaran yang merupakan bagian dari transaksi usaha. Idealnya, setiap transaksi keuangan memiliki bukti sebagai dasar pencatatan. Ketika usaha baru mulai didirikan, umumnya pemilik yang mencatat seluruh transaksi. Namun seiring dengan perkembangan usaha, sering kali pemilik tidak memiliki waktu untuk melakukan pencatatan.
Dengan kata lain, pencatatan transaksi sering kali menjadi tidak tertib, sehingga terkadang akan menyulitkan pemilik dalam menganalisa perkembangan bisnis yang dijalani. Pemilik bisa merekrut orang yang secara khusus membantu pemilik dalam melakukan pencatatan.
Apa saja yang perlu dicatat sebagai dasar analisa usaha.
Berikut adalah 4 hal penting pencatatan kegiatan transaksi usaha yang seharusnya Anda lakukan:
Pada umumnya, setiap kita melakukan transaksi penjualan tentunya harus membuat nota/kuitansi.
Usahakan agar nota penjualan dicatat kembali setiap hari dalam buku penjualan.
Catatan ini berguna bagi Anda untuk mengetahui berapa penjualan hari ini, tren penjualan usaha bulanan, tahunan, produk apa yang paling minati.
Pengeluaran dapat dibagi menjadi 2 komponen utama yaitu pengeluaran langsung dan tidak langsung. Pengeluaran langsung adalah pengeluaran yang terkait langsung dengan penjualan.
Misal : Biaya pembelian barang dagangan, jika usaha kita menjual minuman kemasan (air, soda, teh,kopi), maka biaya pembelian minuman kemasan adalah biaya langsungnya.
Contoh pengeluaran tidak langsung adalah biaya gaji, listrik, air (yang tidak secara langsung mempengaruhi penjualan). Catatan ini berguna bagi Anda untuk mengetahui berapa dana yang Anda alokasikan untuk biaya tertentu, sehingga membantu Anda dapat menganalisa apakah biaya yang dikeluarkan sudah cukup efisien, apakah masih bisa ditekan lagi biayanya.
Catatan ini yang sering rancu dengan pencatatan biaya. Sering dijumpai pemilik usaha tidak bisa membedakan mana yang tergolong aset dan mana yang tergolong biaya. Definisi aset secara sederhana adalah benda/peralatan yang digunakan untuk aktivitas usaha dan umurnya lebih dari 1 tahun, contoh kalau usaha kita jasa foto copy, maka aset kita adalah mesin foto copy, mesin jilid.
Pelaku usaha yang bergerak di bidang usaha perdagangan, seharusnya memiliki pencatatan stok atau persediaan. Ini sangat penting untuk dilakukan agar kita bisa tahu dengan pasti persediaan kita mana yang masih ada, mana yang akan habis, mana barang yang perputarannya lebih cepat.
Misal jika Anda berjualan produk kelontong, dan kita tidak punya catatan persediaan, apabila ada pembeli yang bertanya, maka kita akan kesulitan untuk mencarinya.
Caranya mudah, cukup gunakan buku stok yang kita gunakan saat barang masuk dan kita kurangi stoknya saat ada penjualan. atau jika Anda ingin simpel dan semua hal tercatat dengan rapi, boleh menggunakan Aplikasi https://detapos.com yang dibuat oleh Gamma Advertisa