Penggalangan dana melalui donasi atau sponsorship sudah menjadi sebuah cara yang cukup digemari diantara lembaga dakwah. Karena memang usaha ini membutuhkan effort sedikit dari segi waktu, tenaga, dan SDM. Hanya dengan bermodalkan proposal, lalu membuat list perusahaan, menghubungi dan membuat janji, lalu negosiasi dan ditandatanganilah kontrak kerjasama, lalu 1 pekan kemudian dana sponsor sudah di rekening Anda . Anda pasti berkata “yusuf ini pasti bercanda, tidak semudah itu mencari dana dengan sponsorship”. Saya tidak mengatakan bahwa pendapat Anda benar, tapi saya akan mengatakan bahwa memang mencari dana dengan sponsor “semudah itu”. Dua kunci utama dalam mengaet sponsor adalah tools dan communication. Ya, alat yang digunakan dalam hal ini proposal dan perangkat pendukungnya, serta kemampuan komunikasi yakni meyakinkan diri dan pihak sponsor bahwa produk atau acara yang Anda ajukan adalah hal yang menguntungkan.
Pada bagian ini saya akan menjawab dan
memaparkan dari segi tools saja, untuk kunci kedua atau komunikasi akan saya
coba bahas pada kesempatan lain. Proposal, jika mendengar kata ini apa yang
akan Anda pikirkan pertama kali ? kumpulan kertas, uang, kontrak, kegiatan,
atau apa ? Anda boleh berpikir apapun tentang proposal, tapi saya mempunyai
pandangan tersendiri mengenai proposal, dan saya harap Anda bisa mengikuti
terlebih dahulu pola pikir saya. Proposal adalah media, penghubung antara satu
pihak dengan pihak lain. inilah fungsi utama proposal, ialah yang akan
mengkomunikasikan atau menyampaikan pesan yang akan kita sampaikan kepada pihak
sponsor. Jika salah mengemas media ini, maka akan berdampak kontraproduktif
terhadap hasil yang diharapkan.
Coba bayangkan diri Anda seorang CEO atau
Direktur Pemasaran dari sebuah perusahaan. Dimana Anda duduk di sebuah kursi
empuk dalam ruangan khusus Anda. Didepan Anda ada meja kerja yang dilengkapi
dengan komputer dan disisi lain ada tumpukan kertas yang bukan lain adalah
tumpukan proposal pengajuan kerjasama yang perlu Anda pelajari dan diambil
keputusan, mana yang akan ditindaklanjuti. Dalam kondisi ini, kira-kira
proposal seperti apa yang akan Anda ambil dari puluhan proposal yang ada ?
“proposal yang menarik”, “proposal yang unik”, dan “proposal yang tipis”. Tiga
jawaban ini yang saya dapat dari beberapa kali diskusi dengan bagian pemasaran
sebuah perusahaan.
Peran proposal adalah sampai pada perusahaan
tertentu yang diajukan proposal oleh Anda merespon dan menindaklanjuti
pengajuan Anda. Walau ada tahap ini belum ada kesepakatan yang dibuat, tapi
yakinlah, ini adalah 50% dari langkah Anda mencapai sebuah kesepakatan kontrak
kerjasama. Saya akan menyampaikan pandangan saya dalam dua bagian. Bagian
pertama terkait isi proposal dan bagian kedua terkait pengemasan proposal.
1. Isi
Proposal
Membuat proposal untuk sponsorship berbeda
dengan proposal pada umumnya. Pada proposal biasa, kita menuliskan banyak hal
dalam proposal tersebut. Disusun dengan rangkaian kata yang indah, dan
menghasilkan proposal yang sangat tebal. Ini sangat bertentangan dengan
kebutuhan pihak perusahaan yang lebih memilih proposal yang tipis dan to the
point. Oleh karena itu isi dari proposal bisa dibatasi menjadi beberapa hal
dengan tampilan isi yang disesuaikan.
2. Pendahulan
Berisikan dalil pendahuluan untuk mencitrakan
bahwa proposal berasal dari lembaga dakwah. Lalu dilanjutkan dengan latar
belakang kegiatan dan alasan yang mendasari mengapa kegiatan berlangsung. Serta
sedikit profil lembaga Anda. Pada bagian ini maksimal terdiri dari 3 paragraf.
3. Tujuan
Berisikan tujuan mengapa sebuah kegiatan
diadakan. Maksimal 1 paragraf.
General Information
Berisikan informasi umum yang perlu diketahui
oleh pihak perusahaan terkait kegiatan yang diajukan. Terdiri dari tempat dan
waktu kegiatan, sasaran kegiatan dan target peserta kegiatan.
4. Acara
Berisikan acara-acara yang akan ada dalam
kegiatan yang diajukan. Sebagai contoh untuk kegiatan Try Out SPMB, Super Try
Out, Training, Games, Bazaar, Talkshow, Doorprize, Dll
5. Pengisi
Acara
Menyebutkan siapa saja yang akan menjadi
pengisi acara yang ada. Baik itu, MC, pemateri, narasumber, tokoh, artis atau
mungkin pejabat publik.
6. Anggaran
Anggaran tidak perlu ditampilkan secara
mendetail hingga berapa jumlah selotip yang akan digunakan beserta harganya.
Cukup tampilkan hal-hal umum saja yang sudah di akumulasikan. Sebagai contoh;
Anggaran
Venue
Rp. 30.000.000
Produksi
Rp. 20.000.000
Konsumsi
Rp. 5.000.000
Publikasi
Rp. 15.000.000
Transportasi
Rp. 5.000.000
Perlengkapan
Rp. 10.000.000
Administrasi
Rp. 2.000.000
Total
Rp. 92.000.000
7. Kategori
Sponsor
Kategori sponsor jangan ditampilkan dalam
bentuk tulisan panjang dengan penjelasan yang berkepanjangan. Tampilkan dalam
bentuk tabel yang mudah untuk dibaca dan dipahami. Berikut contohnya;
Kategori
Sponsor
Tampilan seperti ini akan lebih mudah untuk
dipahami oleh pihak perusahaan, karena sederhana dan juga tidak banyak
menghabiskan waktu untuk membolak-balikan halaman.
8. Paket
Sponsor
Ini adalah bagian untuk menampilkan tawaran
kerjasama yang bersifat lebih bebas dan biasanya untuk jumlah yang kecil atau
dibawah tawaran sponsorship bronze. Ini bisa diajukan untuk perusahaan
medioker, dimana ia akan mendapat kontrapertasi sesuai dengan pilihan yang ia
ajukan setelah di konversi dengan standar yang kita ajukan. Sebagai contoh.
paket
sponsor
9. Co-partnership
Ini merupakan ajuan bentuk kerjasama yang
bersifat lebih bebas dan sedikit terlepas dari seputar media dan publikasi,
bentuk kerjasam tambahan ditampilkan di bagian ini, seperti pengadaan konsumsi
panitia, barter promo, pemberian produk perusahaan, kerjasama jasa perusahaan,
pemberian bantuan sosial untuk acara baksos, dan lainnya. Di bagian ini pula
disampaikan bahwa bentuk kerjasama lainnya dapat dibicarakan lebih lanjut dan
panitia sangat senang dapat berdiskusi dengan pihak perusahaan terkait
kerjasama lain yang bisa dilakukan.
10. Penutup
Berisikan sebuah harapan dan keyakinan
panitia bahwa kegiatan yang dilakukan sangat bermanfaat dan akan berhasil.
Serta sebuah ucapan terima kasih kepada pembaca proposal.
11. Contact
person
Berisikan alamat, email, dan nomor telepon
yang bisa dihubungi terkait penindaklanjutan proposal yang telah
diajukan. Usahakan nomor handphone CP lebih dari satu orang dan dengan provider
yang berbeda.
12. Pengemasan
Dalam mengemas proposal perlu direncanakan
dengan baik agar menghasilkan yang terbaik pula. Butuh modal yang cukup besar
untuk mengemas proposal ini, tapi yakinlah ini akan pula berdampak pada tingkat
keberhasilan pemanfaatan proposal. Hanya ada dua tips yang bisa saya berikan
dalam mengemas proposal sponsorship, yakni eye catching dan mudah dibaca. Eye
catching yang dimaksud adalah unik, kreatif, dan membuat seseorang tertarik
untuk membaca dan memilih proposal Anda diantara tumpukan proposal yang
diajukan. Mudah dibaca adalah, komposisi tulisan dan warna membuat seseorang
mudah membaca dan nyaman untuk mengamati dan memahami isi proposal Anda.
Komposisikan tulisan dan warna sedemikan rupa, tambahkan gambar atau variasi
tertentu yang menambah estetika proposal.
Bentuk dari proposal sendir sangat bervarian,
saya pernah menemukan beberapa bentuk proposal yang sangat unik, antara lain ;
1. Dikemas dalam kertas glossy dan tidak
lebih dari 8 halaman. Proposal dibuat sedikit lebar agar ukurannya tidak
seperti kertas pada umumnya. Warna dibuat dengan biru cerah yang menarik
perhatian.
2. Dikemas dalam sebuah CD yang di programkan
dengan software macromedia flashTM. Ini menimbulkan kesan high-tech dan ramah
lingkungan karena tidak menggunakan kertas. Dengan CD anda bisa mengemas isi
tampilan lebih advance karena akan ditampilkan di komputer, isi proposal juga
bisa lebih banyak. Tambahkan profil lembaga untuk meyakinkan pihak perusahaan.
3. Gulungan kain seperti pengumuman kerajaan
masa lalu atau jurus rahasia kungfu. Sebuah gulungan kain yang diikat dengan
pita yang sangat cantik. Isi proposal hanya pada sebuah kain atau kertas daur
ulang yang sepanjang 40 – 50 cm saja. ini sangat membuat seseorang tertarik
karena tampilan yang tidak biasa, yakni seperti tabung lonjong. Sangat jauh
berbeda dari proposal yang pada umumnya.
4. Proposal berisikan kertas yang tidak
dibukukan, beberapa lembar kertas dimasukkan dalam sebuah kotak yang sangat
estetis, kertas hanya berukuran A5 dan untuk membacanya seperti bermain kartu,
dimana kita akan membacanya dengan mengambil kertas satu persatu.
5. Proposal sederhana dengan bentuk bulat,
kertas dipotong sehingga menjadi lingkaran, dan dikemas dengan baik. Halaman
depan dibuat pop up sehingga mnejadi daya tarik tersendiri bagi proposal
tersebut.
Variasi bentuk akan berkembang seiring waktu,
semakin banyak seniman yang pandai mengemas desain proposal yang menarik untuk
dibaca. Disesuaikan pula dengan budaya yang ada di daerah dan kemampuan dari
SDM yang ada. Tetap berpegang pada tips, menarik dan mudah dibaca dalam
mengembangan inovasi bentuk proposal.